Многоканальный телефон +7 (8162) 665099
Сервисная поддержка 8-800-707-73-23

Руководитель отдела делопроизводства

22.05.2017 Требования :
- высшее образование (лингвист, менеджмент, экономика);
- опыт работы на руководящей должности от 3х лет;
- владение иностранным языком (не ниже upper intermediate);
- опыт работы в офисных программах, отличное владение Word, Excel, Outlook;
- владение основами делопроизводства, организации документооборота;
- владение современными офисными технологиями;
- умение работать на результат, работать в команде;
- позитивность, коммуникабельность, целеустремленность.

Обязанности:

выполнять следующие трудовые функции, а так же контролировать работу по данному функционалу подчиненных (3 сотрудника секретариата и курьер):

·        прием и распределение телефонных звонков, поступающих в организацию;

·        прием, учет, регистрация в автоматизированном режиме, систематизация, а также рассылка деловой корреспонденции;

·        регистрация, обработка и рассылка исходящей документации в течение трех рабочих дней и срочных документов в день поступления в секретариат;

·        информационно-справочное обслуживание по документам организации, хранение документов;

·        контроль качества подготовки, правильности составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись руководству организации;

·        прием и передача документов и информации по факсу и электронной почте в пределах своих полномочий и по поручению руководителей и сотрудников организации;

·        документационное обеспечение управления в организации (подготовка и учет организационно-распорядительных документов, доведение решений руководства до сотрудников и контроль над их исполнением);

·        слежение за порядком (интерактивными досками, проекторами, компьютерами) в переговорных комнатах;

·        организация командировок руководителя и сотрудников организации (оформление командировочных удостоверений, заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц, оформление виз/ паспортов и организация культурно-экскурсионной программы и т.д.);

·        по распоряжению руководителя оказание командированным партнерам необходимой помощи в размещении и приобретении билетов, организация необходимых экскурсий;

·        организация приема посетителей и гостей, контроль их сопровождения представителями организации;

·        простановка печати организации, обеспечение сохранности печатей и штампов организации, контроль правомерности их проставления на документах;

·        проведение ежегодного отбора документов на архивное хранение или на уничтожение;

·        поиск, систематизация и предоставление информации по запросу руководителей;

·        ежедневная своевременная подача документов на подпись и рассмотрение руководителей согласно установленным срокам.

вносить замечания и предложения для более эффективной работы отдела.


Условия:
- официальное оформление согласно ТК РФ с первого рабочего дня;
- бесплатное питание и корпоративная мобильная связь;
- пятидневная рабочая неделя;
- возможность корпоративного обучения за счет компании.
Контакты:
для резюме:
kubareva.kv@gk-ehs.ru
с пометкой в теме письма должности.